國際貿易單證工作基本要求和重點,接下來跟著凡爵國際小編一起熟悉下吧，希望對大家有所幫助!

　　國際貿易單證工作的基本要求

　　國際貿易是單據貿易，幾乎所有貿易環節的具體操作都與單據的交換密切相關，即使是在計算機高度發展的今天，單據也在扮演著相當重要的角色(EDI無紙貿易和電子單據的運用)。不了解和不熟悉單證知識就意味著不懂貿易，無法與業務部門的相關人員進行正確溝通和交流，就意味著所進行的交易不可能正常，其結果很可能會是曠日持久的官司，永遠無法取得的貨款和一輩子都收不到的貨物。國際貿易單證工作如此重要，自然受到業內各方人士的矚目和重視。

　　1.單證的含義：廣義的單證指的是在國際貿易各環節中所使用的各種單據、文件、證書和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關的單據。

　　2.單證課程的主要內容：根據有關信用證、合同、慣例和法律法規制作符合要求的托運單據、通關單據、結匯單據、外匯核銷和出口退稅單據、配合銀行做好單據的提交、審核和流轉、掌握處理進口單證工作的能力、能夠利用EDI進行電子單據的操作、盡快全面提高從業人員單證制作技巧和處理單證疑難問題的應變能力。

　　3.《國際貿易單證實務》的理論性、實踐性、專業性、銜接性和完整性極強，涉及眾多的國際公約、慣例、國內規定和準則。

　　一、單證工作的意義

　　1.企業進出口收、付匯的需要。實際業務中對如何實現貨幣的轉移，怎樣支付貨款、如何收取貨物多通過單據加以實現，因為國際貿易中常用的貿易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易最重要的特點之一就是“象征性交貨”(當事人買賣代表貨物所有權的單據等于買賣貨物)。

　　2.合同履行的手段和證明。在業務活動中提交相應單據是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環節，無論是哪個環節，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據，沒有提交應交付的單據就意味著沒有按規定履約。

　　3.避免和解決爭端的依據。因為國際貿易是單據貿易，所以在合同訂立之前、之中和之后都要對相關單據嚴格把關，不然就可能造成因單據的不規范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發麻煩或在發生有關爭議后無法利用合法的手段(出示合格的單據)保護自己，更談不上對對方的不合理要求據理力爭、成竹在胸地說“不”。

　　4.直接影響國家、企業和個人的形象和利益。做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業和每個從業員工的形象和利益都有重大影響。

　　5.單證工作是企業經營管理的重要環節。企業對整個貿易環節都應進行有效的監管，單證管理又是最后一個環節，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環節沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會致使業務前功盡棄。所以所有企業都應加強、重視單證工作，力爭為每筆業務畫上圓滿的句號。

　　二、單證從業人員的要求對于單證從業人員的要求，因每個公司經營規模、經營品種、經營方法等各異會有所不同，但基本要求如下：

　　1.愛崗敬業。由于單證工作的特殊性，從業人員應具有很高的政治、職業、道德素質。

　　2.知識能力。做好單證工作，從業人員還必須具有功底深厚的國際貿易專業基礎理論和專業外語知識。在對外簽訂、履行合同過程中，如不了解相關的理論知識，就很容易出差錯。在我國的貿易發展進程中曾發生過因單據中的一個單詞或字母錯誤而致幾十萬甚至上百萬美元損失的案件。

　　所以從業人員必須掌握以下專業知識：貿易政策和貿易慣例法律;貿易實務理論及操作;貿易合同、信用證和單據;與貿易有關的運輸、保險、報關等各環節的知識;外語知識則應至少能看懂、理解所有單證的要求并followsuit，以合同、信用證和單據為主線有序操作。

　　3.相關技能、技巧。單證從業人員應具備多種技能：

　　使用計算機處理業務的能力：目前許多單據都是通過計算機制作完成的，所以從業人員必須具備操作計算機和有關應用軟件的相關能力，同時還要掌握電子報關、電子報檢、網上備案核銷、退稅、網上申領許可證等和利用INTERNET進行電子商務活動的知識和技能。

　　獨立制作、協調和管理各種單據的能力：麻雀雖小，五臟具全。不管一筆合同金額多少，應提交的單據必須在規定的時間內如數提供。有些單據是出口企業制作，有些則由其它部門予以配合，不同的合同要求的單據可能會有區別，企業在一定的時間內可能會有幾筆合同同時履行，這樣就要求操作人員在制作單據時應該做到：職責分明、溝通順暢、先后有序、縱覽全局。

　　業務核算能力：能正確運用所學知識進行價格、運費、保險費和匯率等業務內容的運算。

　　4.從業人員的培訓和職業資格認證。單證工作如此重要，從業人員必須定期或不定期參加相關知識的培訓。在上海等地地方培訓經驗的基礎上，從2005年開始，商務部委托中國對外貿易企業協會在全國范圍內開展了單證員資格統一考試，并作為一項制度，每年定期舉辦。該考試的目的在于使全國單證從業人員能夠在更規范、更標準的環境下成功完成單證工作，并大幅度提高我國單證從業人員的總體制單水平。

　　5.必須建立單證工作專人負責/單獨部門負責制。通過對現階段企業單證工作的調查發現，在信用證這種對出口方最有利的付款方式下，企業能正確、正點、及時向銀行提交單據所占比例不到30%，這勢必會直接影響企業的經濟效益;只有10%的企業有單證部或專人負責制單;有些公司由業務員或財務部共同負責制作單據;有35%的企業由業務員對相關業務采用“一條龍”的形式(從合同談判到辦理退稅)操作，這樣一來，由于從業人員為非專門人員，缺乏對單證知識的全面了解，所制作的單據有不符點就不足為奇了。另外，某些規模較小的企業不愿意設置專門崗位或認為沒有必要配備專門人員進行制單，就將該項工作委托銀行或代理人操作，這樣對企業信息保密和規模的擴大都會有影響。

　　三、通過單證相關知識的培訓應達到的目標：使制單人員充分、真正理解制單工作的重要意義并制作出符合合同、信用證和法律規定的單據;少走彎路，縮短花錢買經驗的時間，減少不必要的重復失誤。對那些只顧眼前利益(節省開支)而雇傭沒有經驗、剛剛走向工作崗位的人的企業而言，少花錢自然是好事，但走馬燈式地頻換單證人員對企業的發展是有百害而無一利，應舍得在員工培訓上投資;通過對員工進行培訓，可穩步提高全國從業人員的制單結匯水平。以往之所以出現部分企業單據制作水平低下，原因之一是缺乏單證知識的系統學習，這樣就造成了從業人員接觸相關工作時難以得心應手。

　　企業必須培養一批精通國際結算規則，精通各種結算方式，精通各種信用證，精通制單結匯的外貿業務員和單證操作人員，同時還應建立一套信用證、單據管理和流轉制度。

　　國際貿易單證工作要點

　　從事國際貿易單證工作需要掌握許多“要點”。從易學、易記和實踐中使用的頻率高低的角度，我們把單證工作的各個方面都以三“要點”的形式加以說明，希望能對廣大從業人員理解和掌握相關知識有所幫助。

　　工作主線：合同、信用證、單據

　　這是一條貫穿整個國際貿易程序始終的主線。交易的雙方在從事貿易活動時首先應訂立合同以確定彼此的權利和義務，在此基礎上(如果是信用證付款方式)由買方向本國開證行提出開證申請，并由后者向出口受益人開出信用證，然后買賣雙方就以信用證和有關法律法規的規定為準來具體履行各自的義務，實踐中履行義務多通過單據的形式實現。這條主線可簡記為“3Cs”:S/C(合同)———L/C(信用證)———DC(單據)。

　　工作過程：制作、審核、提交

　　任何一個環節的單證工作都可以縮略為上述三方面，該工作過程的主要依據是合同、信用證、有關慣例、規定和買賣貨物的原始資料。第一、制作單據。單據不同的出單人各異：發票、箱單、匯票等由賣方做;運輸部門通常會配合出具提單、運單、船證等;貨物的保險手續則一定由保險公司辦理，這就要求相關各方應密切協作，按要求順序出單。第二、對制作完成的單據應嚴格審核，審核的一般過程是：制單人及其所在公司內部先自行核實，確認所做單據沒有問題的情況下，再向本國銀行/相關部門提交，銀行有關部門將結合信用證等對單據進行逐字、逐句的審核，如單、證內容表面一致，銀行將通過一定方式把全部單據寄國外有業務往來的銀行(付款行)，付款行審核后如無異議即履行付款義務，買方從付款行贖單前也要對單據進行審核，所以審核單據從出口方、出口銀行、進口銀行和進口方之間一直在進行。第三、如果單據的制作和審核沒有發現任何問題，按規定的時間、方式和要求的種類、份數提交合格單據就成為順理成章的事了。

　　基本單據：發票、箱單、提單

　　一筆業務不管內容繁簡，當事人位于哪個國家，有關當事方通常都會要求出口方提交這三種單據。如交易條件不同，要求的單據種類也可能有所增減。比如CIF條件下出口方有義務提供保險單，如所出口的商品是法定檢驗商品，應有相應檢驗證;作為支付工具的匯票也不是每筆交易都需要的，有些業務根本不需要使用匯票;如果是易貨或邊境貿易，當事人一手錢，一手貨，可能不需要單據或只有發票即可，所以單證從業人員對這三種單據必須認真對待、了如指掌。

　　單據類型：官方、商業、金融

　　單據的分類有多種，上述分類主要是從出單人和單據的作用角度進行劃分的。官方單據主要指由官方機構核發的單據，諸如進出口報關單、檢驗檢疫證、進出口收付匯核銷單、原產地證和海關、領事發票等;商業單據主要是由進出口商、運輸部門、保險公司等制作并提供的包括發票、裝箱單、提單、保單、受益人證明、裝運通知等在內的各種常見單據;金融單據用于取得貨款，包括匯票、本票和支票。此外，單據還有下列劃分方法：從貿易環節角度單據被分為：貨物單據、托運單據、報關單據、保險單據、結匯單據、核銷單據、退稅單據、(如發生爭議)爭議索賠單據等;從進出口角度講有進口單據和出口單據。

　　主要當事方：賣方(受益人)、買方(申請人)、第三方(銀行/海關/運輸部門等)

　　國際貿易中的每個環節都會涉及多個當事人，但都可以概括為三方：出口方(受益人)、進口方(申請人)和某個第三方，所有單據的制作、流轉都是圍繞這三個人進行。比如在辦理保險手續時，根據交易條件的不同，可以由買方(FOB、CFR)或賣方(CIF)向第三方保險公司辦理相應事宜。

　　付款方式：匯付、托收、信用證

　　貿易實踐中可以使用的付款方式有匯付、托收、信用證、延期和分期付款、國際保理和包買票據(弗費廷)等，不管使用哪種方式付款都必須提交相應的單據。付款方式不同，所要求的單據的種類、份數、交單方式都會有所區別。例如，在匯付中的電匯/信匯方式下，使用的主要單據是通過SWIFT等電訊手段發出的《付款委托通知書》;在托收中的D/A條件下，從理論上講所有專家同一口徑：不宜采用，但實踐中基于買方市場的現實，許多公司在按此條件進行貨款收付，且有些業務中的單據并非通過托收銀行而是直接寄買方，當然這只能在出口方能夠掌控風險的范圍內進行;信用證的特點之一是單據買賣，其對單據的要求更是遵循“嚴格一致”的原則。

　　常涉術語：FOB、CFR、CIF

　　國際貿易中為了明確雙方當事人在貨物交接、風險和費用等責任的負擔問題，通常都會在合同中采用某種貿易術語，FOB、CFR和CIF三種只適用海運的術語最為常見。術語不同，出口方向銀行或進口方提交的單據是有區別的。根據IN鄄COTERMS 2000的解釋，FOB條件下，應提交的單據包括商業發票、許可證和證明履行合同義務的通常單據/電子信息;CFR條件下，則明確提出應提交在目的港提貨或可以轉讓的運輸單據，實踐中特別強調此術語下出具并發送裝運通知這份單據的重要性;CIF條件下提交保險單則成了出口方的法定義務。

　　適用范圍：對內、對外、內外均可

　　與國際貿易活動有關的各種單據的適用范圍是不一樣的。有些只在國內流轉(報關單、核銷單、貨物出運委托書、開證申請書等);對外使用的結匯單據的制作要求相對較高，且必須英文制作;還有一些單據既可用于國內，又可對外出具，像發票這種國際貿易核心單據，對外結匯必須提交，對內辦理產地證、保險、報關、檢驗、核銷、退稅、記帳等手續時也是必備單據。

　　時間銜接：相同、早于、晚于

　　由于國際貿易中的單據眾多，各種單據的出單順序是必須要考慮的一個問題，單據之間的時間必須滿足有關合同/信用證/慣例的要求，且先后順序應合理、符合邏輯性。就兩種單據的出單時間先后比較看有相同、早于和晚于三種情形。例如，保險單必須在提單之前或最晚與提單同一天出具;產地證的出單時間應早于發票的時間;報關放行通常應在貨物裝運前24小時完成;裝運通知一般應在裝運當天對外發出等。

　　重要期限：LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個規定時間內要求完成的工作。例如，在LC只規定到期日而沒有規定裝運和交單期的情況下，受益人應按UCP500規定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據出具后21天內向銀行交單，但不應晚于LC規定的有效期。份數表達：FULL SET OF，COPY/FOLD，IN DUPLICATE等國際貿易中的任何一種單據都有具體提交幾份的規定，較多使用的短語有FULL SET OF(3/3，2/2 SET OF)表示全套的的意思;使用COPY/FOLD，比如可以說“COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS”、“PACKING LIST IN 2 COPIES”等;還可以用介詞短語表示：從一式兩份到一式十份英語中均有固定短語，像IN DUPLICATE(兩份)、IN TRIPLICATE(三份)、IN QUADRUPLICATE(四份)、IN OCTUPLICATE(八份)等，且至少應含有一份正本;如沒有對某種單據的份數提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數，應按規定制作、提交。

　　單據形式：統一印制、自制、電子單據任何一種單據都體現為一定的形式。從實際業務角度講，官方單據多為統一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內容在世界范圍內都是統一的)、一式三聯的核銷單(外匯管理局統一印制)、海關規定的進出口報關單證等;出口公司、運輸部門、保險公司和銀行等出具的單據格式、內容多自定，但相差不大;電子單據則主要指EDI，目前我國電子單據發展最完善的是“金關”工程、網上許可證和配額申領等。清晰脈絡：業務環節、辦證步驟、單證流轉單

　　證從業人員必須清楚各種單據產生的脈絡。一般而言，首先應明確某單據產生的業務環節，其次應清楚該單據的辦證步驟，第三是單據出具后的流轉過程。例如在辦理托運事宜時，其業務發生在運輸環節中，在辦理相關單據時的步驟和流程可以簡單地理解為這樣一個順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據———雜貨運輸)或D/R(場站收據———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領館認證、有特殊要求的單據實際工作中，大家可能有這樣的體會：出口商有時很難處理某些國家銀行開出的信用證中的一些單據要求。比較典型的情況有：第一、客戶檢驗證的問題。這種要求多數是有情可原的：因買賣雙方分處不同國家，買方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時或之前，由自己派駐出口國的代表或機構對貨物進行實地檢驗、核實并出相應證明，這樣的合理要求應得到賣方的配合。所以對客檢證應加以區別，能做到的一定予以滿足，做不到的也應通過適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;第二、單據認證。近些年來較多地出現在中東或非洲某些客戶開立的信用證中，對這樣的要求，我們應采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領館認證應考慮出口地是否設有相應機構)、能做到的一定照辦(如不滿足對方要求，出口商就會失去一個貿易機會和貿易伙伴)、成本核算中應事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據的要求。主要是不同于發票、箱單等正常單據以外的單據。例如美國海關要求的電子艙單自動申報(AMS)的規定、海關發票、非再加工證明等。使用語言：英文、中文、第三國語言提交的單據所使用的語言應符合信用證或有關規定。在沒有明確規定的情況下，多數單據都以英語制作。但某些官方語言為法語的(南美)國家可能會在訂立合同或開立信用證時要求某些單據的品名或單據上的某些要求以法語形式顯示，這種要求通常應得到滿足;來自日本的信用證也可能提出以日語標明某些內容，我們同樣應做到;在CCPIT對外出具的證明書上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區的客戶要求在某些單據上列明商品的中文名稱也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。需要說明的是上述三“要點”并非單證工作的全部，有些業務內容和環節涉及的單據制作包括多個要點，大家在單證實際工作中應注意舉一反三，絕不可三心二意、一問三不知，學習、應用有關業務知識時刻銘記三人行，則必有我師，遇到從未接觸過的情況時應三思而后行。

　　重要期限：LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個規定時間內要求完成的工作。例如，在LC只規定到期日而沒有規定裝運和交單期的情況下，受益人應按UCP500規定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據出具后21天內向銀行交單，但不應晚于LC規定的有效期。份數表達：FULLSETOF，COPY/FOLD，INDUPLICATE等國

　　際貿易中的任何一種單據都有具體提交幾份的規定，較多使用的短語有FULLSETOF(3/3，2/2SETOF)表示全套的的意思;使

　　用COPY/FOLD，比如可以

　　說“COMMERCIALINVOICE3FOLDS”、“PACKINGLISTIN2COPIES”等;還可以用介詞短語表示：從一式兩份到一式十份英語中均有固定短語，像INDU鄄PLICATE(兩份)、INTRIPLICATE(三份)、INQUADRUPLICATE(四份)、INOCTUPLICATE(八份)等，且至少應含有一份正本;如沒有對某種單據的份數提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數，應按規定制作、提交。

　　單據形式：統一印制、自制、電子單據任何一種單據都體現為一定的形式。從實際業務角度講，官方單據多為統一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內容在世界范圍內都是統一的)、一式三聯的核銷單(外匯管理局統一印制)、海關規定的進出口報關單證等;出口公司、運輸部門、保險公司和銀行等出具的單據格式、內容多自定，但相差不大;電子單據則主要指EDI，目前我國電子單據發展最完善的是“金關”工程、網上許可證和配額申領等。清晰脈絡：業務環節、辦證步驟、單證流轉單

　　證從業人員必須清楚各種單據產生的脈絡。

      一般而言，首先應明確某單據產生的業務環節，其次應清楚該單據的辦證步驟，第三是單據出具后的流轉過程。例如在辦理托運事宜時，其業務發生在運輸環節中，在辦理相關單據時的步驟和流程可以簡單地理解為這樣一個順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據———雜貨運輸)或D/R(場站收據———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領館認證、有特殊要求的單據實際工作中，大家可能有這樣的體會：出口商有時很難處理某些國家銀行開出的信用證中的一些單據要求。

      比較典型的情況有：

       第一、客戶檢驗證的問題。這種要求多數是有情可原的：因買賣雙方分處不同國家，買方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時或之前，由自己派駐出口國的代表或機構對貨物進行實地檢驗、核實并出相應證明，這樣的合理要求應得到賣方的配合。所以對客檢證應加以區別，能做到的一定予以滿足，做不到的也應通過適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;

      第二、單據認證。近些年來較多地出現在中東或非洲某些客戶開立的信用證中，對這樣的要求，我們應采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領館認證應考慮出口地是否設有相應機構)、能做到的一定照辦(如不滿足對方要求，出口商就會失去一個貿易機會和貿易伙伴)、成本核算中應事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據的要求。主要是不同于發票、箱單等正常單據以外的單據。例如美國海關要求的電子艙單自動申報(AMS)的規定、海關發票、非再加工證明等。

      使用語言：英文、中文、第三國語言提交的單據所使用的語言應符合信用證或有關規定。在沒有明確規定的情況下，多數單據都以英語制作。但某些官方語言為法語的(南美)國家可能會在訂立合同或開立信用證時要求某些單據的品名或單據上的某些要求以法語形式顯示，這種要求通常應得到滿足;來自日本的信用證也可能提出以日語標明某些內容，我們同樣應做到;在CCPIT對外出具的證明書上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區的客戶要求在某些單據上列明商品的中文名稱也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。

      需要說明的是上述三“要點”并非單證工作的全部，有些業務內容和環節涉及的單據制作包括多個要點，大家在單證實際工作中應注意舉一反三，絕不可三心二意、一問三不知，學習、應用有關業務知識時刻銘記三人行，則必有我師，遇到從未接觸過的情況時應三思而后行。